Kassen in Hotels und in der Gastronomie
19. Mai 2009 | 
Autor: Es ist immer wieder zu hören, dass die Hotel-Gastronomie eine Branche ist, in der man nur mit einer gehörigen Portion Idealismus einen solchen Betrieb führen kann. Sicher ist da etwas Wahres dran, aber natürlich gibt es doch auch moderne Kassen, die mit leistungsfähiger Kassensoftware ausgestattet sind und viele Arbeitsabläufe in dieser Branche nicht selbständig ausführen aber doch erheblich vereinfachen können. So sind viele Kassen in der Hotelbranche und in der Gastronomie netzwerkfähig und entsprechend zu Kassensystemen zusammengefügt. Das ist insbesondere in Hotels der Fall. Wenn dann noch ein Hotelrestaurant unter gleicher Leitung betriebswirtschaftlich mit berücksichtigt werden muss, ist es in jedem Fall wichtig, dass in Hotel und Restaurant genutzte Kassen netzwerkfähig ein Kassensystem bilden und eine gemeinsame Kassensoftware nutzen. Denn die Verwaltung eines Betriebes, eben auch in der Hotel- und Gastronomiebranche, kann bei guten Kassensystemen auf die Kassen -Software zugreifen und alle relevanten Daten verbuchen. Es müssen keine zusätzlichen Erfassungs- und Verarbeitungssysteme für die Arbeitszeiterfassung, das Bestellwesen oder die Warenbewegungskontrolle angeschafft werden, weil diese Datenerhebungen allesamt über die leistungsfähige Kassensoftware moderner Kassen getätigt werden können. So kann ein Kassen -Modul im Bereich des Personaleingangs über Mitarbeiterkarten jedes Kommen und Gehen der Mitarbeiter erfassen und diese genauestens ermittelten Zeiten für die Gehaltsabrechnungen über die Kassen-Software guter Kassen-Systeme zur Verfügung stellen. Hotels sind natürlich auch darauf angewiesen, dass bei online-Buchungen, die Gäste über den Internet-Auftritt eines Hotels tätigen können, die hier erfragten Daten möglichst optimiert in die Kassensoftware der Hotel-Kassen übertragen werden. Da haben Kassen –Hersteller in der Entwicklung von Softwarelösungen Ergebnisse erzielen können, die sich sehen lassen können. Denn tatsächlich werden Daten aus online-Buchungen sofort und automatisch in die Kassensoftware der in Hotels genutzten Kassensysteme übertragen und können dort zur Reservierung weiterverarbeitet werden. Kassen werden in Hotels auch benötigt, um zum Beispiel im Hotelrestaurant dortige Bestellungen aufzunehmen und Menüverkäufe als Warenausgang zu verbuchen. Das hilft wiederum bei der Warenhaltungskontrolle und dem Bestellwesen. Denn Auch diese Datenkontrollen können über die Kassensoftware guter Kassen erfolgen. Hinzu kommt auch, dass in Hotelrestaurants auch eine mobile Kasse eingesetzt werden kann, insbesondere dann, wenn hier auch auf einer Außenterrasse bedient wird. Mit Hilfe mobiler Kassen und auch Kellnerrufsysteme können den Mitarbeitern viele Wege zwischen Gästen, Küche und Schankanlage erspart werden. So helfen moderne Kassen auch dabei, einen an sich schon sehr anstrengenden Job etwas zu erleichtern. Denn es muss nicht mehr jede Bestellung zum Zubereitungsort gebracht werden, sondern wird mit einem Funksignal dorthin übertragen und an einem Bondrucker ausgegeben. Das wiederum hat den Vorteil, dass die Daten leserlich sind. Handschriftliche Notizen können gelegentlich nicht leicht zu lesen sein und führen zu Fehlbestellungen aufgrund von Missverständnissen. Und eben diese unnötigen Kosten können mit mobilen Kassen und angeschlossenen Bondruckern vermieden werden. Sie sehen also, dass moderne Kassen und Kassensysteme in der Hotelgastronomie erheblich zur Kostensenkung beitragen können.
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Kassen für die Gastronomie in Hotels
Es gibt viele Gastronomiebetriebe, die einem Hotel angehören und ihre Umsätze über gemeinsame Kassen abrechnen. Und das nicht nur hierzulande, sondern weltweit in vielen Ländern. Deutsche Kassen-Hersteller haben nach eigenen Angaben international unter Berücksichtigung der jeweiligen Landesrechte bereits einige tausend Kassen installiert. Wer also im Urlaub am Fernreiseziel einem Kassen-System aus Deutschland begegnet, darf sich nicht wundern. Natürlich hat die Internationale Reisebranche mit der aktuellen Wirtschaftskrise zu kämpfen, weil weniger Gäste einen Auslandsaufenthalt planen. Und doch sind immer noch viele Menschen bereit und in der Lage, einen Urlaub in fernen Ländern buchen und bezahlen zu können. Dabei kann auch ein Urlaub im eigenen Land erholsam und interessant sein. Die Reise im Heimatland kann ebenso einfach im Reisebüro wie auch über das Internet gebucht werden. Dabei werden die wichtigsten Gästedaten bereits an die Hotelsoftware der dort genutzten Kassen übermittelt, was den Verwaltungsaufwand bei der Ankunft der Gäste erheblich verkürzt. Dabei werden auch Kassen in der Hotelgastronomie benötigt, die mit leistungsstarker Kassensoftware nicht nur die Verköstigung der Hotelgäste deren Rechnung in der Hotel-Kassen-Software zuordnen können. Auch Gäste, die keine Übernachtung im Hotel gebucht haben, sind meist im Hotelrestaurant willkommen. Da Hotel und Restaurant meist eine gemeinsame Kassensoftware nutzen, werden natürlich auch die Bestellungen der externen Restaurant-Gäste in der Gesamt-Kassensoftware registriert und verbucht. Aber nichtsdestotrotz müssen Restaurantgäste nicht zwingend eine Übernachtung buchen. Kassen im Hotelrestaurant können natürlich auch separate Gastronomie-Rechnungen erstellen. Eine zusätzliche Unterstützung in der Hotelgastronomie können auch mobile Kassen sein, die den Mitarbeitern einige Wege zwischen Gastraum, Küche und Schankanlage ersparen. Denn mobile Kassen übertragen die Bestellungen per Funk an den Zubereitungsort. Dadurch wird aber nicht nur die Arbeit der Gastronomie-Mitarbeiter erleichtert, sondern auch die Wartezeit der Gäste spürbar verkürzt. Kassen sind in der Hotelgastronomie eine enorme Hilfe, nicht nur die Verköstigung der Restaurantgäste abzurechnen, sondern auch die Kassensoftware im Hotel mit wichtigen Daten zu versorgen.
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Hotels, Restaurants und eine Kasse
Auf eintausendfünfhundert Quadratmetern haben Forscher im Ruhrgebiet vier Musterräume eines Hotels eingerichtet. Interessierte Bürger können die Räume testen und eine Beurteilung abgeben. Mit den Resultaten soll laut Aussage der Forscher ein Hotelstandard für die Zukunft entwickelt werden. Was in den nächsten Jahren aus dem Projekt werden wird, muss dann entschieden werden, wenn die Forschungsreihe beendet ist. Bis das Hotel der Zukunft definiert ist, werden Gäste mit den Hotels und deren Angeboten vorlieb nehmen, die da sind. Und die sind eigentlich auch gar nicht so schlecht. Da sich aber die Ansprüche und Erwartungen ändern, kann auch der heutige Topstandard irgendwann nicht mehr ausreichen. Aber nicht nur die sichtbare Einrichtung zeichnet für den Erfolg eines Hotelbetriebes verantwortlich. Auch die technische Ausstattung des Hotels mit guter Kücheneinrichtung, TV und Telefon/Internet in den Gästezimmern sowie ein gut sortiertes Angebot im Hotelrestaurant ist ein äußerst wichtiger Erfolgsfaktor. Auch eine moderne Kasse trägt maßgeblich dazu bei, dass ein Hotel insbesondere den betriebswirtschaftlichen Verwaltungsbereich ordentlich verbuchen und verarbeiten kann. Weitestgehend diskret und kaum erkennbar installiert, ist vom Kassensystem für den Gast meist nicht viel zu sehen. Ein Kassen-Modul mit Bildschirm, Tastatur und Touchscreen-Bedienung ist an der Rezeption installiert, wo zunächst bei Ankunft der Gäste das Einchecken vorgenommen wird. Auch die Rechnungsstellung bei der Abreise der Gäste wird hier vorgenommen. Hotelrestaurants sind häufig mit mobilen Kassensystemen ausgestattet, die den Gästen die Wartezeit verkürzen und den Mitarbeitern viele Wege ersparen. Auch Kellnerrufsysteme können hier im Einsatz sein, was zusätzliche Diskretion bietet und zusätzliche Zeit- und Wegeeinsparungen bringen. Bestellungen können über die mobilen Kassen natürlich auch in die Hotel-Kassensoftware übermittelt werden, da Hotel und Restaurant in aller Regel auch eine gemeinsame Kassensoftware nutzen. Weitere Kassen-Einheiten können in der Wellness-Oase des Hotels zum Einsatz kommen. Selbst ein Souvenirshop kann mit Kassen des Hotel-Kassensystems ausgestattet werden. Insbesondere dann, wenn dieser Laden auch vom Hotel selbst geführt wird. Eine Netzwerkkasse oder eine netzwerkfähige Registrierkasse ist dann unverzichtbar, damit sämtliche Verkäufe zeitnah betriebswirtschaftlich verarbeitet werden können. Meist sieht das Hotelkonzept vor, dass nicht nur Hotelgäste das Hotelrestaurant oder den Wellness-Bereich nutzen können, sondern dass auch externe Gäste willkommen sind. Dafür ist es natürlich notwendig, dass die im Unternehmen eingesetzten Kassen über die Kassensoftware in der Lage sind, Hotelgäste insgesamt oder auf Wunsch auch mit separaten Rechnungen abzurechnen, ebenso wie externe Gäste eben auch gesonderte Abrechnungen bekommen. Da viele Buchungen im Kassensystem im Hintergrund passieren ist es wahrscheinlich, dass kaum ein Gast weiß oder erfährt, dass Kassensysteme auch die Option besitzen, als Zeiterfassungssystem für Arbeitszeiten zu dienen oder auch sämtliche Warenbewegungen von der Bestellung an zu verfolgen.
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Auf Gruppenreisen Kontakt mit verschiedenen Kassen
Gruppenreisen sind Reisen, an welchen eine mittlere bis größere Anzahl Personen als geschlossene Gruppe teilnimmt. Ein besonderes Charakteristikum einer Gruppenreise ist in aller Regel die Teilnahme aller Mitfahrenden am ganzen Reiseprogramm. Jeder einzelne Reisende wird gelegentlich sein eigenes Interesse zugunsten der Gruppeninteressen zurückstellen (müssen). Die Zeitflexibilität für jeden einzelnen ist nicht so gewährleistet wie bei einer Individualreise. Typische Verkehrsmittel für eine Gruppenreise sind der Bus und das Flugzeug. Es gibt keine allgemeingültige Definition für die Mindestgröße, die eine Gruppe für eine Gruppenreise bestimmt. Aufgrund internationaler Handhabungen spricht man aber allgemein ab 15 Personen von Gruppenreisen. Der wohl größte Vorteil von Gruppenreisen ist, dass sie meist sehr viel preisgünstiger sind als Individualreisen. So gewähren beispielsweise einige Hotels Gruppentarife, die die einzelne Übernachtung preiswerter werden lassen. Dies lässt sich natürlich kaum mit einer Registrierkasse verwalten, zumal (fast) alle Hotels Kassensysteme nutzen, die mit Registrierkassen nicht wirklich kompatibel sind. Das lässt sich seitens des Hotels natürlich über die Kassensoftware des genutzten Kassensystems formulieren. Das Hotel kann Übernachtungstarife definieren und in Datenbanken der Kassensoftware hinterlegen. Wenn dann der Veranstalter einer Gruppenreise wieder eine bestimmte Anzahl Übernachtungen bucht, kann das in der Kassensoftware gespeichert werden. Die jeweils definierten Preise können der jeweiligen Gruppe zugeordnet werden. So können auch für verschieden große Gruppen verschiedene Preiskategorien definiert werden. Ebenso kennt man es ja auch schon für die Buchung einer einzelnen Übernachtung, dass selbige im Einzelzimmer andere Preise hat als Übernachtungen im Doppelzimmer. So gewähren auch Museen und andere Besichtigungsmagnete Gruppentarife, die deutlich unter den Preisen für Einzelpersonen liegen. Im Museum findet man häufig einfache Registrierkassen, womit die Eintrittsgelder kassiert werden. Preise für Einzelpersonen werden ebenso über die Tastatur erfasst wie die für Gruppen. Jedoch handelt es sich um verschiedene Tarife, die dann über weitere Tasten zugeordnet werden können. So können auch bei der späteren Abrechnung alle Besucher anhand der Zuordnungen als Gruppe oder als Einzelgast erkannt werden. So können Museen auch mit Hilfe einer einfachen Registrierkasse immer nachvollziehen, ob mehr Einzelpersonen oder mehr Gruppen Interesse zeigen. Ein Museum und andere Sehenswürdigkeiten geben ihre Preise für Gruppen und Einzelpersonen häufig über ihren Internetauftritt bekannt. In Hotels und Restaurants bekommt man Gruppenpreise nur auf konkrete Anfragen hin genannt. Zwar haben Hotels und Restaurants auch ihre Gruppenpreise, sofern definiert und existent, ebenso wie die Preise für Einzelgäste in ihrer Kassensoftware hinterlegt. Aber die Bekanntgabe erfolgt nur in den seltensten Fällen bis eigentlich gar nicht über das Internet und andere Medien. Dafür ist das Kassensystem entsprechend programmiert, um diese Daten nur auf konkrete Nachfrage durch die Mitarbeiter des Hotels aufrufen zu lassen. Dass moderne Kassensysteme, Netzwerkkassen und auch netzwerkfähige Registrierkassen eben nicht nur Übernachtungen reservieren, buchen und kassieren können, ist ja nicht unbekannt. Aber vielleicht ist je bei manchem Anwender das Interesse geweckt, sich genauer zu informieren. Wer weiß, ob nicht in Kürze hier oder da eine neue Kasse genutzt wird.
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Im Urlaub trifft man auf unterschiedliche Kassen
Ferienanlagen eines namhaften internationalen Ferienanbieters gibt es nun auch in Deutschland. In der Eifel liegt eine Anlage mit 460 Ferienhäusern in drei Kategorien. Restaurants sind dort ebenso zu finden wie Spielplätze drinnen und draußen. Ein achthundert Quadratmeter großer Bereich wurde zur Kids World ausgebaut, wo die kleinen sich richtig austoben können. Ein Indoor-Sport-Center soll innerhalb der Anlage für viel Abwechslung mit verschiedenen Sportarten sorgen. So können auch Wanderer und Familien bei nicht so tollem Wetter viel erleben. Vermutlich ist auch an zentraler Stelle eine Touristeninformation eingerichtet, wo Tipps und Informationen für Ausflüge und andere Aktivitäten zu bekommen sind. Es wird damit geworben, dass eine Fahrradtour zum nächsten Ort dort tolle Unterhaltung verspricht. Demnach dürfte in der Ferienanlage auch ein Fahrradverleih ansässig sein. Die Leihgebühr dürfte an einer Kasse zu zahlen sein, die auf die Anforderungen abgestimmt ist. Ich halte da ein Kassensystem für angebracht, da mit der zugehörigen Kassensoftware nicht nur Entgelte für das Leihen der Räder registriert werden können. Auch kann hier in einer Datenbank ständig aktuell nachgehalten werden, wie viel Räder in der Ausleihe sind und welcher Gast welches Fahrrad nutzt. Wer dann tatsächlich eine Radtour unternimmt, kann natürlich in der Region und in Nachbarorten viel erleben. Burgruinen können ebenso besichtigt werden wie Museen besucht werden können. Dort fällige Eintrittsgelder können über verschiedenste Kassen eingenommen werden. Im Museum wird wahrscheinlich eine Registrierkasse genutzt. Registrierkassen reichen auch völlig aus um in Museen Eintrittsgelder zu erfassen und auch dort erhältliche Bücher oder Grußkarten zu verkaufen. Bei Tagesausflügen sollte man auch im Urlaub mit einplanen, dass mindestens eine Mahlzeit im Restaurant oder an einem Imbiss verzehrt wird. Entsprechend sollte vor Reiseantritt die Urlaubskasse ausreichend bestückt werden. In Restaurants sind häufig Kassensysteme im Dienst, die viele Bereiche im Restaurant unterstützen. Ideal bei großflächigen Gastronomien oder auch bei Service im Außenbereich sind mobile Kassen. Wenn ein Hotelrestaurant auch externe Gäste bewirtet, ist hier die Kassensoftware so programmiert, dass sowohl den Hotelgästen der Verzehr der jeweiligen Rechnung zugewiesen werden kann, als dass auch einem externen Gast eine Rechnung wie überall sonst auch gestellt werden kann. Urlaubs- und Touristenregionen sind mit ihrer Infrastruktur entsprechend ausgestattet, so dass jedem Urlauber Erholung versprochen werden kann. In Geschäften sind Einkäufe ebenso an Kassen zu bezahlen wie in der Imbissgastronomie oder in Zentren mit Freizeitangeboten. Die jeweils genutzte Kasse unterscheidet sich zunächst über die individuelle Kassensoftware von allen anderen. Wobei die Individualität nicht betriebsbezogen sein muss, sondern auch branchenspezifisch ausgelegt sein kann. Größere Unterschiede gibt es in der Nutzung der Endgeräte, hier gibt es die gute alte Registrierkasse, netzwerkfähige Registrierkassen mit TouchScreen-Bildschirmen zur Datenerfassung und auch Kassensysteme mit und ohne Anschluss mobiler Kassen. Welches Unternehmen welche Kassenlösung nutzt, bleibt jedem Betrieb selbst überlassen, auch in Urlaubregionen. Wichtig ist aber, dass anerkannte Belege zum Nachweis für die Buchhaltung erstellt werden können.
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