Artikel-Schlagworte: „Registrierkassen“
24. Juli 2009 | 
Autor: Die Bedeutung von Registrierkassen wird häufig unterschätzt. Im Zusammenhang mit Hotels werden die Funktionen der Registrierkasse häufig unterschätzt. Aber schon bei der Reservierung werden Daten in die angeschlossene Hotelsoftware eingegeben. Ist der Gast erst im Haus, können alle im Restaurant oder über den Zimmerservice getätigten Bestellungen von den dort befindlichen Registrierkassen direkt auf das jeweilige Zimmer geschrieben werden. Der Vorteil für den Gast ist, dass er sich sozusagen bargeldlos im Hotel bewegen kann und hinterher alle aufgetretenen Kosten übersichtlich auf seiner Rechnung verzeichnet hat. Die Registrierkassen übertragen hierzu alle Daten, wie verzehrter Artikel, wo wurde die Bestellung getätigt und wann, wer war der Bediener, Zimmernummer und vieles mehr. So hilft die Registrierkasse dem Hotelmanagement dabei, die Abrechnungen zu zentralisieren. In den meisten Hotels befinden sich Restaurants, Bars oder auch Cafés. Für die betriebswirtschaftliche Auswertung des gesamten Hotelbetriebs ist es wichtig, auch die Umsatzzahlen aus den Gastronomien zu erfassen. Diese Aufgabe erledigen die dort stationierten Registrierkassen mittels DFÜ oder im Kabelverbund. So kann auch ganz leicht ermittelt werden, welche Umsätze in bar gezahlt wurden oder welche Umsätze über die Zimmer abgerechnet werden. Der Hotelbetreiber erhält auch einen Überblick darüber, wie stark zum Beispiel sein Restaurant oder seine Bar auch von externen Gästen frequentiert wird. Das ist sicherlich nicht uninteressant. Eine Gästestatistik mit Umsatz pro Hotelgast kann mit Hilfe der Registrierkassen ebenfalls geführt werden. Vielleicht eine Möglichkeit, umsatzstarken Gästen zusätzliche Incentives anzubieten, wie zum Beispiel einen Preisnachlass ab einem gewissen, erzielten Umsatz pro Aufenthalt. Das bindet Stammkunden an das Hotel. Zu Zeiten des Preiskampfs zwischen der Hotellerie ist das enorm wichtig, denn jeder Stammkunde garantiert regelmäßige, wiederkehrende Umsätze. Für das Hotelmanagement ist es natürlich auch extrem wichtig, regelmäßige betriebswirtschaftliche Auswertungen über Wareneinsatz und Lagerhaltung zu erhalten. Registrierkassen an allen Points of Sale, zum Beispiel auch beim Verkaufsstand für Souvenirs in der Hotellobby oder beim Zeitungsstand geben einen kompletten Überblick über Zusatzgeschäfte. Am wichtigsten ist jedoch, dass das Bestellwesen für den zentralen Einkauf mit Bestellvorschlägen versorgt wird, die aus den verbuchten Verkäufen aus den Registrierkassen geliefert werden. Das umfasst die Warenbestellungen für sämtliche Restaurants, Bars, den Zimmerservice und jeden anderen Bereich. Für Hotels mit großen Außenbereichen empfehlen sich die modernen, mobilen Registrierkassen, die für optimalen Service am Gast sorgen und dem Personal helfen, Wege und Zeit zu sparen. Auch diese mobilen Registrierkassen liefern die für die Warenwirtschaft wichtigen Daten. Selbstverständliche Funktionen großer, stationärer Registrierkassen, wie Tischbelegung, Umbuchung und Einzelrechnungen für jeden Gast gehören ebenfalls zum Repertoire dieser Registrierkassen wie auch die Anbindung an einen Drucker und Übertragung der Bestellungen direkt in die Küche oder an die Theke. Für das Hotelmanagement ist von entscheidender Bedeutung, bei der Anschaffung von Registrierkassen darauf zu achten, dass sie sowohl mit der Hotelsoftware, als auch mit allen anderen angeschlossenen Back Office Programmen kompatibel sind. So können die Daten aus jeder Registrierkasse optimal ausgewertet werden und tragen zu einem guten Betriebsergebnis des Hotels bei.
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Es gibt viele Gastronomiebetriebe, die einem Hotel angehören und ihre Umsätze über gemeinsame Kassen abrechnen. Und das nicht nur hierzulande, sondern weltweit in vielen Ländern. Deutsche Kassen-Hersteller haben nach eigenen Angaben international unter Berücksichtigung der jeweiligen Landesrechte bereits einige tausend Kassen installiert. Wer also im Urlaub am Fernreiseziel einem Kassen-System aus Deutschland begegnet, darf sich nicht wundern. Natürlich hat die Internationale Reisebranche mit der aktuellen Wirtschaftskrise zu kämpfen, weil weniger Gäste einen Auslandsaufenthalt planen. Und doch sind immer noch viele Menschen bereit und in der Lage, einen Urlaub in fernen Ländern buchen und bezahlen zu können. Dabei kann auch ein Urlaub im eigenen Land erholsam und interessant sein. Die Reise im Heimatland kann ebenso einfach im Reisebüro wie auch über das Internet gebucht werden. Dabei werden die wichtigsten Gästedaten bereits an die Hotelsoftware der dort genutzten Kassen übermittelt, was den Verwaltungsaufwand bei der Ankunft der Gäste erheblich verkürzt. Dabei werden auch Kassen in der Hotelgastronomie benötigt, die mit leistungsstarker Kassensoftware nicht nur die Verköstigung der Hotelgäste deren Rechnung in der Hotel-Kassen-Software zuordnen können. Auch Gäste, die keine Übernachtung im Hotel gebucht haben, sind meist im Hotelrestaurant willkommen. Da Hotel und Restaurant meist eine gemeinsame Kassensoftware nutzen, werden natürlich auch die Bestellungen der externen Restaurant-Gäste in der Gesamt-Kassensoftware registriert und verbucht. Aber nichtsdestotrotz müssen Restaurantgäste nicht zwingend eine Übernachtung buchen. Kassen im Hotelrestaurant können natürlich auch separate Gastronomie-Rechnungen erstellen. Eine zusätzliche Unterstützung in der Hotelgastronomie können auch mobile Kassen sein, die den Mitarbeitern einige Wege zwischen Gastraum, Küche und Schankanlage ersparen. Denn mobile Kassen übertragen die Bestellungen per Funk an den Zubereitungsort. Dadurch wird aber nicht nur die Arbeit der Gastronomie-Mitarbeiter erleichtert, sondern auch die Wartezeit der Gäste spürbar verkürzt. Kassen sind in der Hotelgastronomie eine enorme Hilfe, nicht nur die Verköstigung der Restaurantgäste abzurechnen, sondern auch die Kassensoftware im Hotel mit wichtigen Daten zu versorgen.
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Gruppenreisen sind Reisen, an welchen eine mittlere bis größere Anzahl Personen als geschlossene Gruppe teilnimmt. Ein besonderes Charakteristikum einer Gruppenreise ist in aller Regel die Teilnahme aller Mitfahrenden am ganzen Reiseprogramm. Jeder einzelne Reisende wird gelegentlich sein eigenes Interesse zugunsten der Gruppeninteressen zurückstellen (müssen). Die Zeitflexibilität für jeden einzelnen ist nicht so gewährleistet wie bei einer Individualreise. Typische Verkehrsmittel für eine Gruppenreise sind der Bus und das Flugzeug. Es gibt keine allgemeingültige Definition für die Mindestgröße, die eine Gruppe für eine Gruppenreise bestimmt. Aufgrund internationaler Handhabungen spricht man aber allgemein ab 15 Personen von Gruppenreisen. Der wohl größte Vorteil von Gruppenreisen ist, dass sie meist sehr viel preisgünstiger sind als Individualreisen. So gewähren beispielsweise einige Hotels Gruppentarife, die die einzelne Übernachtung preiswerter werden lassen. Dies lässt sich natürlich kaum mit einer Registrierkasse verwalten, zumal (fast) alle Hotels Kassensysteme nutzen, die mit Registrierkassen nicht wirklich kompatibel sind. Das lässt sich seitens des Hotels natürlich über die Kassensoftware des genutzten Kassensystems formulieren. Das Hotel kann Übernachtungstarife definieren und in Datenbanken der Kassensoftware hinterlegen. Wenn dann der Veranstalter einer Gruppenreise wieder eine bestimmte Anzahl Übernachtungen bucht, kann das in der Kassensoftware gespeichert werden. Die jeweils definierten Preise können der jeweiligen Gruppe zugeordnet werden. So können auch für verschieden große Gruppen verschiedene Preiskategorien definiert werden. Ebenso kennt man es ja auch schon für die Buchung einer einzelnen Übernachtung, dass selbige im Einzelzimmer andere Preise hat als Übernachtungen im Doppelzimmer. So gewähren auch Museen und andere Besichtigungsmagnete Gruppentarife, die deutlich unter den Preisen für Einzelpersonen liegen. Im Museum findet man häufig einfache Registrierkassen, womit die Eintrittsgelder kassiert werden. Preise für Einzelpersonen werden ebenso über die Tastatur erfasst wie die für Gruppen. Jedoch handelt es sich um verschiedene Tarife, die dann über weitere Tasten zugeordnet werden können. So können auch bei der späteren Abrechnung alle Besucher anhand der Zuordnungen als Gruppe oder als Einzelgast erkannt werden. So können Museen auch mit Hilfe einer einfachen Registrierkasse immer nachvollziehen, ob mehr Einzelpersonen oder mehr Gruppen Interesse zeigen. Ein Museum und andere Sehenswürdigkeiten geben ihre Preise für Gruppen und Einzelpersonen häufig über ihren Internetauftritt bekannt. In Hotels und Restaurants bekommt man Gruppenpreise nur auf konkrete Anfragen hin genannt. Zwar haben Hotels und Restaurants auch ihre Gruppenpreise, sofern definiert und existent, ebenso wie die Preise für Einzelgäste in ihrer Kassensoftware hinterlegt. Aber die Bekanntgabe erfolgt nur in den seltensten Fällen bis eigentlich gar nicht über das Internet und andere Medien. Dafür ist das Kassensystem entsprechend programmiert, um diese Daten nur auf konkrete Nachfrage durch die Mitarbeiter des Hotels aufrufen zu lassen. Dass moderne Kassensysteme, Netzwerkkassen und auch netzwerkfähige Registrierkassen eben nicht nur Übernachtungen reservieren, buchen und kassieren können, ist ja nicht unbekannt. Aber vielleicht ist je bei manchem Anwender das Interesse geweckt, sich genauer zu informieren. Wer weiß, ob nicht in Kürze hier oder da eine neue Kasse genutzt wird.
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Ferienanlagen eines namhaften internationalen Ferienanbieters gibt es nun auch in Deutschland. In der Eifel liegt eine Anlage mit 460 Ferienhäusern in drei Kategorien. Restaurants sind dort ebenso zu finden wie Spielplätze drinnen und draußen. Ein achthundert Quadratmeter großer Bereich wurde zur Kids World ausgebaut, wo die kleinen sich richtig austoben können. Ein Indoor-Sport-Center soll innerhalb der Anlage für viel Abwechslung mit verschiedenen Sportarten sorgen. So können auch Wanderer und Familien bei nicht so tollem Wetter viel erleben. Vermutlich ist auch an zentraler Stelle eine Touristeninformation eingerichtet, wo Tipps und Informationen für Ausflüge und andere Aktivitäten zu bekommen sind. Es wird damit geworben, dass eine Fahrradtour zum nächsten Ort dort tolle Unterhaltung verspricht. Demnach dürfte in der Ferienanlage auch ein Fahrradverleih ansässig sein. Die Leihgebühr dürfte an einer Kasse zu zahlen sein, die auf die Anforderungen abgestimmt ist. Ich halte da ein Kassensystem für angebracht, da mit der zugehörigen Kassensoftware nicht nur Entgelte für das Leihen der Räder registriert werden können. Auch kann hier in einer Datenbank ständig aktuell nachgehalten werden, wie viel Räder in der Ausleihe sind und welcher Gast welches Fahrrad nutzt. Wer dann tatsächlich eine Radtour unternimmt, kann natürlich in der Region und in Nachbarorten viel erleben. Burgruinen können ebenso besichtigt werden wie Museen besucht werden können. Dort fällige Eintrittsgelder können über verschiedenste Kassen eingenommen werden. Im Museum wird wahrscheinlich eine Registrierkasse genutzt. Registrierkassen reichen auch völlig aus um in Museen Eintrittsgelder zu erfassen und auch dort erhältliche Bücher oder Grußkarten zu verkaufen. Bei Tagesausflügen sollte man auch im Urlaub mit einplanen, dass mindestens eine Mahlzeit im Restaurant oder an einem Imbiss verzehrt wird. Entsprechend sollte vor Reiseantritt die Urlaubskasse ausreichend bestückt werden. In Restaurants sind häufig Kassensysteme im Dienst, die viele Bereiche im Restaurant unterstützen. Ideal bei großflächigen Gastronomien oder auch bei Service im Außenbereich sind mobile Kassen. Wenn ein Hotelrestaurant auch externe Gäste bewirtet, ist hier die Kassensoftware so programmiert, dass sowohl den Hotelgästen der Verzehr der jeweiligen Rechnung zugewiesen werden kann, als dass auch einem externen Gast eine Rechnung wie überall sonst auch gestellt werden kann. Urlaubs- und Touristenregionen sind mit ihrer Infrastruktur entsprechend ausgestattet, so dass jedem Urlauber Erholung versprochen werden kann. In Geschäften sind Einkäufe ebenso an Kassen zu bezahlen wie in der Imbissgastronomie oder in Zentren mit Freizeitangeboten. Die jeweils genutzte Kasse unterscheidet sich zunächst über die individuelle Kassensoftware von allen anderen. Wobei die Individualität nicht betriebsbezogen sein muss, sondern auch branchenspezifisch ausgelegt sein kann. Größere Unterschiede gibt es in der Nutzung der Endgeräte, hier gibt es die gute alte Registrierkasse, netzwerkfähige Registrierkassen mit TouchScreen-Bildschirmen zur Datenerfassung und auch Kassensysteme mit und ohne Anschluss mobiler Kassen. Welches Unternehmen welche Kassenlösung nutzt, bleibt jedem Betrieb selbst überlassen, auch in Urlaubregionen. Wichtig ist aber, dass anerkannte Belege zum Nachweis für die Buchhaltung erstellt werden können.
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Die Region Stuttgart legt für 2008 eine gute Vorlage hin: es wurden mehr als 6,6Mio. Übernachtungen gezählt. Das ist eine Steigerung gegenüber dem Vorjahr von satten 7 Prozent. Eine wesentliche Rolle dabei spielt wohl auch, dass die Neue Messe Stuttgart mit dem angegliederten Internationalen Congresscentrum Stuttgart ihren Betrieb aufgenommen hat. Gerade im Bereich um Messe- und Kongressgelände dürften sich auch einige Hotels niedergelassen haben. Diese bieten sicher Übernachtungen überwiegend für Messebesucher, Dienstreisende und Aussteller an. Ein Familienurlaub ist hier vermutlich eher nicht angesagt. Die Neue Messe Stuttgart befindet sich jedenfalls in einer der stärksten Wirtschaftsregionen in Europa. Und es handelt sich um einen bevorzugten Standort von Messen, Kongressen und Events, national wie international. Außerdem biete die Messe Stuttgart fantastische Möglichkeiten, weil sie europaweit das modernste Messegelände ist. Und auch die direkte Nähe zum Stuttgarter Flughafen ist da ein enormer Vorteil. Aber dass die Neue Messe Stuttgart auch Arbeitgeber ist und viele Jobs zu bieten hat, sogar jetzt zu Krisenzeiten, sollte nicht Thema dieses Textes werden. Jedenfalls wurden im vergangenen Jahr viel Hotels, Gasthöfe und Pensionen auch in den Landkreisen rund um Stuttgart, besonders in Messenähe, eröffnet. Denn zu Messezeiten ist die Frage nach Übernachtungsmöglichkeiten enorm gestiegen. Jedenfalls ist die Übernachtungszahl durchaus abhängig davon, ob es sich um Urlaubshotels handelt oder um Betriebe, die sich auf Geschäftsreisende spezialisiert haben. Aber Geschäftsreise hin, Urlaubsreise her: Ein Hotel benötigt in jedem Fall eine Kasse. Da wie in jedem Hotel eine Registrierkasse beileibe nicht ausreicht, wird in jedem Hotel ab einer bestimmten Größe ein branchenspezifisches Kassensystem genutzt werden. Moderne Kassensysteme, wie sie für Hotels von Kassenherstellern angeboten werden, bieten eine Vielzahl an Verwaltungsaufgaben an. Das wichtigste auch für eine Hotel- Kasse ist natürlich, dass Übernachtungen registriert, aufsummiert und kassiert werden. Aber ein Kassensystem oder auch eine Netzwerkkasse kann noch vieles mehr. Die Reservierung und Buchung über das Internet kann direkt in die Kassensoftware eingetragen werden. Damit sind die Daten des Gastes schon bei der Anreise verfügbar. Das spart natürlich viel Zeit beim Einchecken. Die Mitarbeiter des Housekeeping können mit mobilen Geräten ausgestattet sein, mit denen sie Entnahmen aus der Minibar des Gästezimmers erfassen und mit einem Funksignal oder an einer Basisstation in das Kassensystem übertragen. Mobile Kassen können natürlich auch im hoteleigenen Restaurant oder Bistro zum Einsatz kommen. Hier werden die Bestellungen parallel zur Küche und zur Kassensoftware übertragen. Desweiteren sind Kassensysteme und Netzwerkkasse in der Lage, der betrieblichen Buchhaltung zuzuarbeiten und auch die Einsatzplanung der Mitarbeiter zu unterstützen. Registrierkassen sind in Hotels eigentlich gar nicht mehr zu finden. Denn die Kassensoftware einer Registrierkasse ist für die Anforderungen im Hotelbetrieb in aller Regel nicht vorgesehen. Selbst eine netzwerkfähige Registrierkasse kann ich mir gerade nicht vorstellen, dass sie im Hotel zum Einsatz kommt, sondern eher im Handel, um eine Filiale eines Konzerns abzurechnen.
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